Document Management Features
包括的なライブラリサービス
ドキュメントバージョンコントロール
ワークフロー
ファイル共有ソフトウェア
オフラインアクセス
Test Drive
Xythos Enterprise Document Management Suite free for 30 days.
Xythos Document Managerは、ファイルのチェックイン/チェックアウト、バージョン管理、監査証跡の取得、Eメール通知などによる拡張された安全なコラボレーション機能を提供します。
- ワークフロー
Xythosは、組織に基本的なルーティングと承認の優れたフローを提供します。開発ツールを使用せずに、エンドユーザが機密性の高い文書や、複雑化されたプロセスをシンプルに自動化。Eメールによる進捗通知やドキュメントの分類、タグ追加の自動化のサポートは、プロセスにおけるコミュニケーションを高めプロセス完了を促進します。コンテンツ共有ウィザードは、自動化によるアクセス管理や増加するコンテンツセキュリティ、監査証跡の取得を支援します。 -
バージョンコントロール
Xythosは、ドキュメントのバージョン管理を可能にします。バージョンの管理は、組織での包括的チームコラボレーションにおいてドキュメントやコンテンツへのすべての変更履歴を記録として保持します。自動的に更新されたドキュメントを保持し、ユーザが以前のバージョンへ“もどる”ことを可能にします。また、複数のユーザがドキュメントを編集する場合や、明示的にバージョンを管理したい場合には、必要に応じて一時的にチェックイン/チェックアウトの機能を用いることもできます。 - Eメール通知とログの監査
ドキュメントやコンテンツへのアクセスを監査したりそのステータスの変更をEメールにより通知を受けることができます。ドキュメントのログやEメール通知機能は、分散されたワークグループにおいて同期を取り、より効率的に業務を行うことを支援します。監査ログは様々な法的なセキュリティ要件に応じてコンテンツを保護します。 - アクセスコントロール
Xythosは、ファイル単位でのアクセス権の管理が可能です。ユーザはシステムのセキュリティに妥協せず、個人またはプロジェクトベースのセキュアな共有ワークスペースを容易に作ることができます。また、フォルダにアップロードされたファイルには自動的にフォルダのアクセス権が継承されるため、ユーザにセキュリティの意識が欠けていた場合でもセキュリティを適用することができます。
ファイル単位のアクセス権管理は柔軟なコラボレーションをサポート
- コメント機能
Xythosでは、ユーザがビジネスプロセスを通したルーティングを支援するメタデータとして、保存可能なコメントをファイルに対していくらでも追加することができます。コメントは、個々のファイルやフォルダに対して追加することができます。Eメール通知機能によって、コメントの追加を自動的に他のワークグループに知らせることも可能です。 - クラシフィケーション
クラシフィケーションは、標準化された方法にてドキュメントのインデックス作成や記録を行い、組織におけるより効率的な文書の検索とコンプライアンスの向上を促進します。ドキュメントクラス、ドキュメントクラス・プロパティ、リテンション・ルール、アクセス権テンプレートを利用し、管理者とユーザは組織内で保持されるドキュメントにより組織のポリシーに沿ったプロセスの標準化を順守することができます。フォルダにドキュメントクラスを適用することで、そのフォルダ内にコンテンツがアップロードされる時にインデックスの作成やドキュメントの分類が可能です。 - ドキュメントの保存期間
リテンション・ルールは、ドキュメントのアーカイブやディスポジションの変更が行われるまでのドキュメントの保存期限を定義します。リテンション・ルールはドキュメントやコンテンツがアップロードされた時に自動的に適用されるため、個々のドキュメントクラス毎にリテンション・ルールを適用しておく必要があります。リテンション・ルールは、名前、説明、所有者、保存期間やファイルの無期限保存などの設定項目により構成され、クリティカルで重要なドキュメントを包括的に管理します。 - オフラインアクセス
企業向けコンテンツ管理システムの運用における一つの大きな課題は、ユーザが外部からもアクセスできるようにすることです。一般的には、ユーザは外出先で利用するファイルをサーバからノートパソコンにコピーし、オフィスに戻ると変更後のファイルをノートパソコンからサーバにコピーしています。オプション製品であるXythos Drive は、あらゆるWindowsデスクトップアプリケーションをWebDAV準拠のコラボレーションにより編集可能にすることで、常にオンラインでアクセスできない出張中のユーザなどにも理想的で完全なXythosサーバアプリケーション機能を提供します。そのためユーザは、使い慣れたWindowsエクスプローラからいつでもすぐにドキュメントのアクセス権の管理やバージョニング、Eメール通知、その他の機能を利用することができます。