Xythos Enterprise Document Manager Features

コンテンツコラボレーション
包括的なライブラリサービス
コンテンツ総合マネジメントソフトウェア
Eメール統合

Xythos Enterprise Document Managerは、組織におけるドキュメントやファイル、その他のコンテンツや記録の管理を可能にする統合ソリューションを提供します。詳細は、 document managementまたはrecords management. を参照してください。

Features

    Test Drive Xythos Enterprise Document Management Suite 7.1
    Test Drive
    Xythos Enterprise Document Management Suite free for 30 days.

プロダクティビティとコラボレーション

  • Web2.0に基づいたカスタマイズ可能なインターフェース
    カスタマイズ可能なAjaxベースのアプリケーションメニューにより、ユーザ固有のニーズを満たすXythos Enterprise Document Managerの構築を可能にします。拡張された右クリックメニューにより、最小限の操作で必要とするページの切替を可能にし、XythosのWebページ内でデスクトップパフォーマンスの操作感を提供します。
  • Xythos Drop Box. Xythos Drop Boxは提出期限のある提出資料の収集や確認を素早く簡単に行うことができます。Xythos Drop Boxを使用することによって、入札や提案書、業務にかんする要望、チームプロジェクト、その他期限のあるタイプのコンテンツを提出するプロセスを自動化します。Xythos Drop Boxにより、いつ誰が提出したかという情報が確実に管理されます。Xythos Drop Boxは、他のXythos機能と組み合わせて使用することもできます。例えばEメール通知機能を使用すれば、提出が行われたタイミングでEメールによる通知を受け取ることもできます。プログラミングの修正をすることなく、ユーザは必要に応じてDrop Boxを作成し、既存の機能を組み合わせることでカスタマイズすることができます。
  • ドキュメントアップロード機能 アップロード機能により、Xythosシステムに簡単にコンテンツのアップロードをすることができます。通常アップロードでは、アップロードするファイルを1つずつ選択します。アドバンスト・アップロードでは、ドラッグ＆ドロップによりファイル／フォルダの一括アップロードが可能です。アップロードの方法は、アップロードの画面にて"通常アップロード"または"アドバンスト・アップロード"のリンクを選択することで簡単に切り替えができます。
  • Easy ECM Blog
    Eメール統合 Xythosのドキュメントコラボレーションは、Eメールと共に機能します。ドキュメントがワークスペースに追加されたり、既存のドキュメントに対し変更が行われた場合などに、XythosシステムはEメールでの通知を送信することができます。また、ユーザ同士でファイル／フォルダを共有する場合、共有設定を行うユーザは、共有相手に対し、Eメールにより共有を知らせます。Eメールに、Xythosシステム自動的に非常にセキュリティが高いファイル／フォルダのリンクを貼り付け、ストレージの消費を軽減します。Xythosはコンテンツコラボレーションを促進するため、デスクトップアプリケーションからもEメールによるファイル／フォルダリンクの送信が可能です。
  • 検索 組織内の多くのドキュメントは、単純にどこを探してよいのか分からないという理由で"失われて"しまいがちです。Xythosは幾つかの方法によりドキュメントとファイルを簡単に探し出す支援をします。Xythos Enterprise Cocument Managerにおいては、ファイル名やファイル内の語句だけではなく、ドキュメントクラス、ワイルドカードを利用した検索が可能です。オプション製品であるサーチフィルターと統合した場合は、PDFファイルやWord、ExcelなどのMicrosoft Office製品などのファイル内のキーワード検索が可能です。メタデータやタグ、Xythos Wikiのコンテンツを条件としても機能します。検索結果や検索条件は再利用や共有を目的として保存することもできます。

  • 統合されたWiki 統合されたWikiは、単なる"ドキュメント"だけではなく、より柔軟なコラボレーションを実現し、"あらゆる"コンテンツをサポートします。例えば臨床試験結果からの検索結果、メディアファイル、外部に保存されているファイルや画像なども可能です。Wikiによるコラボレーションは、プロジェクトのコンテンツやディスカッションの包括的な管理を確実にするため、全てXythosシステム内に保存されます。作成されたWikiは他のドキュメントと同じように全てXythosシステム内で管理されるため、ユーザが新たなコラボレーション機能を学ぶ必要がありあません。

  • RSS. RSSフィードを利用して、ユーザは最新のXythos内のコンテンツを受け取ることができます。あらゆるドキュメント、フォルダ、またはWikiの購読を行うことができ、コンテンツが追加や編集、削除された時に自動的に更新を受け取ることが可能です。また、RSSフィードは標準ベースのRSSフィードとしても機能しており、他のアプリケーションによる変更を追跡したり、他のビジネスプロセスと連携したドキュメントのコラボレーションを容易に実現します。
  • プロセスウィザード Xythosのウィザードを使用することで複数の操作が簡単になります。チームメンバーは、複数の仕事の管理業務に時間をかけるよりもまず第一に必要な任務に集中するでしょう。ウィザードは、ワークスペースの構成や管理におけるユーザの要望を背負っている情報システム部門の負担を軽減します。

セキュリティとコンプライアンス

ユーザが簡単に情報を取得できる権限を持つと同時に、セキュリティとコンプライアンスが必要とされます。Xythosの包括的なドキュメント管理セキュリティは、ファイルやフォルダに対しアクセスできる権限を持つユーザを個々に設定することができます。そのため全てのドキュメントを指定の格納先で管理することができ、完全に統一されたコンテンツ、ドキュメントや記録の参照を行うことができます。

例えば、組織が企業のコンプライアンスの持続確立のための手段を取る、コンピュータの監査を改善する、もしくは単に最初に一連のコンプライアンス対策を促進する支援ツールを探しているだけであっても、Xythos Enterprise　Document Managerは差し迫っているコンプライアンスへの対応を支援します。下記にXythos　Enterprise Document Managerにおけるセキュリティとコンプライアンスのための機能の一部をご紹介します。

    • IntellitachテクノロジーによりEメールへの添付意ファイルを廃止し、ファイルを添付する代わりにセキュアなリンクを自動的に生成します。
    • コンテンツがXythos　Enterprise　Document Managerへアップロードされた時に、メタデータを付与し分類を行います。
    • クラスやグループに対し、使用できるコンテンツにアクセスする権限を付与するための設定ができます。
    • オープンセキュリティモデルによって、LDAPやActive Directoryのような一般的な認証方法と統合が可能です。
    • Records management module は、DoD（米国国防総省）5015.2の認証を取得しています。
    • 包括的なドキュメントの保存期限ポリシーを設定可能です。
    • どのユーザがどのドキュメントにアクセスをしたか、もしくは変更や作成を行ったかという監査証跡の記録を完全にします。
    • スキャンされた画像や電子文書の管理も可能です。
    • アクセス可能なフォルダにて、フォルダ内にドキュメントが追加された際のロギングやバージョニング設定の自動継承を行います。
    • ドキュメントレベルのアクセス管理により、権限を付与されたユーザのみがシステムに格納されている情報の参照などの操作を行うことができセキュリティを強化します。
  • LDAP統合: Xythos Enterprise Document Managerは、LDAPやActive Directory等のディレクトリサービスと統合することが可能です。LDAPサーバでユーザやグループの情報を安全に一元管理できるので、システム管理者の負担を軽減します。
  • JSR 168 ポートレット: JSR 168 ポートレットは、例えばBEA Weblogicのような、JSR168に完全準拠したサーバにて稼動するようデザインされています。JSR168ポートレットは、ファイル検索ポートレット、ブックマークポートレット、ファイルコンテンツポートレットを表示するポートレットを含んでおり、すぐに使用可能です。
    ※ポータル製品にXythosポートレットを組み込むことをご検討のお客様は日本総販売代理店アシストマイクロまでお問い合わせください。
  • JSR 170 サポート: Xythos Enterprise Document Managerは、カスタマイズのため柔軟で強固なAPIを提供しており、JSR 170をサポートしています。そのため開発者は、JSR170の標準機能を呼び出し、Xythosのプラットフォームで使用することができます。
    ※JSR170を活用した他アプリケーションからの連携等カスタマイズをご検討のお客様は日本総販売代理店アシストマイクロまでお問い合わせください。
  • 国際化対応: Xythos Enterprise Document Managerは、マルチバイト・キャラクタセットを含む複数の言語をサポートしており、言語セットを用意すれば、どのような言語にも対応可能です。また、複数のタイムゾーンに合わせて表示することが可能です。したがって、海外とのファイル共有や授受 においても、ユーザは普段の形式で、より簡単にファイルの変更を認識することが可能です。

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