Xythos Enterprise Document Manager 7.2
Xythosワークフローによるビジネスプロセスの自動化
コラボレーションとドキュメントの検索性
ドキュメントのキャプチャとイメージングのサポートを改善
組織のためのドキュメント管理とコラボレーションソフトウェア
Xythos EDM Ver7.2
の新機能
ビジネスプロセスやコラボレーションの改善を促進し、情報が組織内外の規則に準じてやり取りされていることを保証することは、組織規模に関わらず、多くの組織が日々直面する課題です。多くのファイル管理のソリューションと違って、Xythosの Enterprise Document Manager (EDM) Release 7.2は、web 2.0の環境の中でそれらのツールを提供します。強固で斬新な機能セットが、コンプライアンスを実行し、コラボレーションを改善、ビジネスプロセスを自動化し、ドキュメントのキャプチャやイメージングを可能にします。これらの機能を採用することで、組織は個人また組織レベルともに生産性の向上をスピーディに実現することができます。強化された機能が追加されたことで、Xythos 7.2はこれまで以上にパワフルでありながら、使いやすい製品になっています。
Xythosワークフローによるビジネスプロセスの自動化
Xythos Enterprise Document Manager Release 7.2は、斬新なワークフロー機能でもってナレッジワーカーの生産性を高め、ビジネスプロセスの自動化を促進します。高度なワークフローのタスクサーチは、より簡単にワークフロープロセスをトラック・管理することを可能にするものです。新たに加えられた改善では、プロセス全体を通して、ワークフローのオーナーが参加者に、より明確な指示とコミュニケーションを提供できます。
ワークフロー内のセキュリティ管理
ワークフロータスク実行段階中に必要に応じたアクセス件の変更はワークフロープロセスの中で必要とされるより早い段階でコンテンツがさらされることを回避します。新しい機能では、自分が携わるワークフローが開始される時点でファイルアクセスが自動的に寄与されます。例えば、ワークフローの初期のステップが承認されていない段階で、ユーザはファイルにアクセスしたり閲覧することができません。これは、コンプライアンスや社内の政治的理由でコンテンツが承認より前にさらされるべきでないビジネスプロセスにとって非常に重要です。
ファイルへのアクセス権を管理するの安全なやり取りと管理を約束します。新しいロック・アンロックの機能は、ドキュメントへのアクセスをワークフローの様々な段階でコントロールできるようにし、ドキュメントの安全とコンプライアンスをさらに強化しています。
ワークフロー実行中のクラシフィケーション
ワークフロー実行中のクラシフィケーションは、ワークフロー内のドキュメントにメタデータを追加することができます。この重要な機能は、ドキュメントキャプチャワークフローアクティビティやドキュメントの公開プロセスといった使い方を支援します。クラシフィケーションとメタデータの入力は、ワークフローのテンプレートに構築するかユーザタスクとして扱うことが可能で、ワークフローオーナーに柔軟性を提供します。
ワークフローの視覚化とコミュニケーション
カスタマイズ可能な Eメール送信機能は、ワークフロー内のどのタイミングで参加が必要とされているかをユーザに知らせます。またワークフローの進捗も通知します。ファイル名・URL・その他オプションを、Eメールから直接インクルードすることができます。ワークフロープロセス内の適切なタイミングで、カスタマイズされたEメールを作成することができ、重要なプロセスにおいてユーザをエンゲージし情報を提供することを可能にします。拡充されたParticipant Instructionフィールドは、ワークフローオーナーがユーザにより詳細な指示を与えることを実現し、コミュニケーションを強化、混乱を減らします。
改善されたワークフローサーチと新しいタスクサーチ機能は、ビジネスプロセスのオーナーとワークフロー参加者が、 管理するワークフローとタスクをトラックできるようにすることで不必要な遅延を回避します。
コラボレーションとドキュメントの検索性
より早く画像を見つけ特定する
EDM Webビューから直接サムネールビューを使うことで画像をより早く特定することができます。この新しい機能は、.tiff, .jpeg, .gif やその他のフォーマットの画像のサムネール表示します。サムネールはサイズ変更可能で、ビューオプションはユーザもしくはフォルダ単位でデフォルト指定を保存することができます。さらに進化した Quick Viewでは、画像やドキュメントの最初のページをメタデータと共にプレビューとして見ることができ、閲覧するためだけにダウンロードしたりファイルを開く手間を省きます。
サーチの改善
関連するコンテンツを探し出す時間を短縮してくれるのが拡張クイックサーチです。この機能は、タグの検索など、カスタマイズされた高度な検索を使用する必要性を抑えます。関連する日付を活用することで、より強力なアーカイヴ検索を作ることができます。例えば、ここ6日間、6週間、6ヶ月、6年といった期間中に作られたファイルの検索することが可能です。
ロック・チェックアウトへのより容易なアクセス
管理ページの中に埋もれていたロックとチェックアウトのオプションなどの重要なコラボレーション機能が、EDM 7.2では素早くまた簡単にアクセスできるようになりました。Web 2.0インタフェースで右クリックを利用するか、ツールバーを使うことでドキュメントのロックまたはチェックアウトが可能です。ビルトインのインテリジェンスが、ファイルごとに適切なオプションを提供します。
ドキュメントのキャプチャとイメージングのサポートを改善
今回のリリースで、Xythosはドキュメントキャプチャとイメージングサポート領域で大きな一歩を踏み出しました。7.2に追加された新しいワークフローの機能は、ドキュメントキャプチャのプロセスをサポートするために構築されています。例えば、 ファイル変換機能はサードパーティのツールをプラグインすることで、画像やOCRの変換をサポートします。サムネールとクイックビューの両機能は、ファイルを丸ごとダウンロードすることなくスキャンされた画像をより早く簡単に閲覧・特定することを可能にします。さらにXythosは、ウェブサービスのフレームワークを新たに追加することで、他のドキュメントキャプチャ技術との統合を簡易化しています。
プラグインの追加や、他システムとの統合などのご要望は、当社アシストマイクロのXythosプロフェッショナルサービスをご活用ください。
Xythos Ver7.2の詳しい情報のご提供や、ご質問は当社にお問い合わせください。
Xythosはドキュメント管理とファイルコラボレーションにおける最良の選択肢です。
- ドキュメントとファイル共有の簡易化
- 手動のドキュメントプロセスの自動化
- ドキュメントの安全性とコンプライアンスの改善
- 不要なドキュメントの印刷を削減
- Eメールへの容量の大きい添付ファイルの回避
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