文書管理を支援するワークフロー

ワークフローの特長

Xythos Enterprise Document Managerのワークフロー機能は、業務に必要な文書を中心としたアプローチにより、ビジネス・ルールに従った文書の承認/レビューを実施し、承認/レビュー結果により文書のコピーや移動、削除等のアクションを実施することが可能です。

ノンプログラミングなワークフロー定義

Xythos Enterprise Document Managerのワークフロー定義は、全てWebのインターフェイスで操作する事が可能です。

定義したワークフローを複数のユーザで共有したり、管理を委譲する事も可能ですので、運用しながらユーザ自身でワークフローを追加していく事が可能です。

文書管理製品ならではのアクティビティ

 ワークフローの各ステップで以下のようなアクティビティを設定する事が可能です。これらを組み合わせる事で、ワークフローで承認されたファイルを保存用のフォルダに移動し、アクセス権を一部のユーザのみに限定した上で、タグを設定するといった処理を自動化する事が出来ます。

  • 承認またはレビュー
  • ファイル/フォルダの移動
  • ファイル/フォルダのコピー
  • ファイル/フォルダの削除
  • タグの追加
  • プロパティの設定
  • ワークフローの終了
  • 再スタートまたは終了
  • ファイル/フォルダのロック
  • ワークフローの一時停止
  • アクセス権の管理
  • Eメール送信
  • ファイル/フォルダのクラシフィケーション
  • ドキュメントクラス・プロパティの設定

ワークフローの自動起動

フォルダにファイルをアップロードされた際に、自動的にワークフローを起動する事が可能です。

単純にワークフローを起動するための手間を省くためだけでは無く、他ユーザからのファイルの回収に合わせて回覧用のワークフローを起動する等、様々な応用が可能です。

タスクの委任

出張などにより長期間タスクの承認が行えないような場合には、ワークフロー・タスクを特定のユーザに委任する設定をしておく事で、自身に割り当てられたタスクを別ユーザに自動的に委任することができます。

screenshot_edm_3.jpg

アビリティにより、委任を選択出来るユーザをシステム管理者が限定する事も可能です。

クラシフィケーションと組み合わせて

クラシフィケーション機能と組み合わせる事により、文書を形式化して管理するための手順をシステム化する事が可能です。

edm_workflow_guide_1.jpg

ドキュメントクラスの内容はユーザが自分で入力する必要がありますが、ワークフローからタスクとしてユーザに割り当てられるため、入力忘れなどが発生する事はありません。

ファイルの移動やアクセス権の設定といったアクティビティと組み合わせる事で、配布までを一連のワークフローとして実行する事が出来ます。

機能を確認する