ドキュメントライフサイクル管理

リテンション・ルールとは

リテンション・ルールは、ファイルの保存期間や所有者、アクセス権設定を一括で定義するための機能です。

ドキュメントクラスと同時に運用する事により、文書の種類に応じて保存期間を設定したり、アクセス権を設定したりする事が出来ます。

リテンション・ルールで出来る事

アクセス権テンプレートによるアクセス権の強制

アクセス権テンプレートは、リテンション・ルールで使用するためのアクセス権のセットを定義するための物です。

アクセス権テンプレートとリテンション・ルールで設定されたアクセス権は、通常のアクセス権設定よりも優先されるため、法的文書や個人情報等の機密文書において、ユーザが付与したアクセス権より文書の種類によるアクセス権が重要になる場合に利用出来ます。

edm_classification_guide_3.jpg

保存期間の設定によるドキュメントライフサイクル管理

リテンション・ルールでは、ファイルの保存期間を設定する事が可能です。保存期間を過ぎたファイルは、クラシフィケーションの管理者によって一覧としてレポートを作成する事が出来、レポートを確認後に一括で削除が可能です。

screenshot_edm_2.jpg

機能を確認する