ドキュメントクラスによる文書の分類

ドキュメントクラスの仕組み

クラシフィケーションは、ドキュメントクラスという“属性情報の入れ物“によって実現されます。ドキュメントクラスは、1つ以上のドキュメントクラス・プロパティと、リテンション・ルールの組み合わせによって定義されます。さらに、リテンション・ルールにはアクセス権テンプレートを組み込むことができます。

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ドキュメントクラスで出来る事

ドキュメントクラスは、フォルダやファイルに付与する属性情報を拡張し、一覧性や検索性を向上させるための機能です。

文書の分類

ドキュメントクラスが割り当てられたフォルダやファイルは、システム横断的な分類を持つようになるため、例えば見積書や規約などをドキュメントクラスとして定義する事により、ファイル名等による検索だけでは無く、文書の種類としての検索を可能とします。

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一覧性の向上

フォルダ・ファイル一覧画面にドキュメントクラス・プロパティをカラムとして表示する事が可能です。どのカラムを表示するかはフォルダ毎に設定が出来るため、ドキュメントクラスの種類に応じて最適な情報を一覧する事が出来ます。

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リテンション・ルールによる有効期限とアクセス権の管理

ドキュメントクラスにリテンション・ルールやアクセス権テンプレートを設定する事により、文書の種類に応じた保存期間やアクセス権を設定する事が可能です。

詳しくはフォルダ横断的なルールを設定するリテンション・ルールをご覧下さい。

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