必要な通知を必要な時に

Eメール通知機能で出来る事

Eメール通知機能は、フォルダ・ファイルに設定されたイベント(読み取り、変更、コメント)を、Eメールを利用してユーザに通知する機能です。Eメール通知機能を利用する事で、他のユーザによるファイルの変更等を知る事ができ、課題一覧表などの更新を逐次確認する場合などに有用です。

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通知対象は自分で設定

どのフォルダ・ファイルに変更があったらEメール通知により通知されるかは、利用者自信が自由に設定します。

参照する事が出来るフォルダやファイルであれば、どこでもEメール通知の対象とする事が可能です。

通知タイミングは2種類

Eメール通知の対象となっているイベントが発生したら即座に通知する方法と、1日に一度纏めてそれまでに発生したイベントを通知する方法の2種類が設定可能です。

それぞれ独立して設定できるため、即時の通知を受け取りつつも、サマリーとして日次でのレポートを受け取る事も可能です。

Eメール開封確認機能の代わりとして

Eメールには開封確認機能を搭載しているものがありますが、受信者が対応しているメーラーを使っていなかったり(中にはメールサーバが対応していなかったり)、対応していても設定で使用しないようになっていたりと、あまり有効には活用されていません。

しかしながら、課題を管理しているファイルや提案資料など、内容を確認してもらった事を知りたい状況は多くあります。

そのような場合、Eメール通知機能を利用すれば、誰がいつファイルを閲覧したのかをすぐに確認する事が可能です。

フォルダに設定して提出物の確認

Eメール通知機能は、ファイルだけではなくフォルダにも設定する事が可能です。ファイルがアップロードされたり、上書きされた事を通知するように設定する事で、提出物の確認をすぐに行う事が可能です。

ファイルリンクによるEメールでのファイル通知と組み合わせれば、アンケートや申請資料の回収などで有効に活用できます。

機能を確認する

Xythos Document ManagerとXythos Digital Lockerに機能的な違いはありません。