セキュアな環境でのノンストップアウトソーシング

セキュアな環境でのノンストップアウトソーシング

2007年2月

はじめに

アシストマイクロのドキュメントソリューションセンタ一(以下DSC)では、お客様が保有する紙文書や図面、書籍などからさまざまなコンテンツを作成し、検索に必要なインデックスの作成から文書管理システムの構築、データベースへの登録等、活用までを視野に入れた電子化サービスを展開しています。その中で、お客様とのデータやり取りや離れた事業所間でのデータ授受にてXythos Document Managerを使用しています。

弊社の電子化業務を行う事業部において、Xythos Document Managerを業務に組み込んだ事例についてご紹介します。

当社での利用の背景

2005年4月から施行の「e文書法」に伴い、文書の電子化を検討されるお客様は増えています。しかし、電子化することにより業務効率が上がるような"生きた文書"は業務の現場で使用されているため、なかなかアウトソーシングで電子化というわけにはいきません。そこで、データをやり取りするための専用のファイルサーバとして、Xythos Document Managerを導入することにしました。

運用までの課題

強固なセキュリティの確保が必須要件となります。お客様や事業所間でデータのやり取りを行う際、万がーにでもデータを漏洩することは許されません。FTPサーバの設置もひとつの候補でしたが、セキュリティ管理をしっかりしたサーバを構築するためには相応の管理コストが必要となります。これに対し、Xythos Document Managerはhttpの拡張プロトコルであるWebDAVに準拠しているため、httpにおける通信と同じ考え方でセキュリティの強化が実施でき、既存の運用管理への適合がスムーズに行えました。また、ベリサイン認証の元、SSL暗号化通信を採用することによりお客様にもさらなる安心をご提供することができました。

お客様とのデータのやり取り

"生きた文書"を元に電子化業務を行う場合、お客様先に訪問してオンサイトで業務を行うか、原稿をお預かりし、問い合わせに応じて文書を電子メール等で送っていました。

問い合わせ以外にも仕様書や議事録等、お客様の情報が記載された文書をやり取りする事は多々発生します。しかしながら、メール添付やFAXは誤送信や送信経路での盗聴等のセキュリティリスクが否めません。お客様先にてオンサイトで業務を行う場合、セキュリティの高さや文書をすぐに閲覧できる点では優れていますが、設備や人員の派遣等コストが割高になります。当社に文書を引き取ってXythos Document Managerで運用することにより、低コスト且つセキュアでタイムリーな対応が可能になりました。主な運用方法は以下の通りです。

専用アカウント発行によるサービス

頻繁にやり取りが発生する場合や双方向での授受が必要なお客様には専用のアカウントを発行します。アカウントを発行することにより、当社からお客様、お客様から当社への双方向でのデータのやり取りをセキュアに行う事が可能です。

チケット機能によるサービス

チケット機能とはアクセス可能な期間を限定し、データへのURLリンクを作成するXythos Document Managerの機能です。ファイルには事前に取り決めたパスワードを設定し、チケットをEメールでお客様に送信します。ファイルの実体はメールで添付しないため、万が一メールのあて先を誤送信してしまっても、ファイルへのアクセスを無効にすることによりデータの漏洩を防止できます。アカウント発行やディレクトリ発行の事前準備をすることなく、セキュアなデータ共有サービスをご提供できます。

お客様とのやり取りにおける導入効果

問い合わせ時間の短縮

お客様担当者からの依頼を受けた後、通常数分から数十分でデータ登録完了の連絡を差し上げることが可能になりました。宅配便や手渡しに比べて大幅に時間の短縮となります。また、メールでの添付ではないためメールボックスの容量も気にする必要もありません。お客様は必要なデータを必要な時に問い合わせ、都合のいいときに閲覧することが可能です。

ストレージ領域の消費削減

通常、電子メールにデータを添付するとローカルPCに添付ファイルのデータが保存されます。過去、製造業のお客様から図面の電子化業務を請け負った際に震度4程度の地震が発生した事がありました。至急、過去に製造した設備の状況を確認する必要があり、当社でお預かりしていた大量の図面の問い合わせ要求があったのですが、図面データですので1ファイル当たりの容量は大きく、200MBを越えるものもありました。仮にメールに添付することができたとしても非常に時間のかかるものとなります。また、お客様担当者にメールや媒体で送付したとしても、さらにそれらのファイルを地震のあった地域の各営業所にファイルを送らなければなりません。しかしながら、Xythos Document Managerを利用している事により、お客様担当者は当社から送付したチケットを各営業所の担当者に直接送ることが出来、お客様担当者のPCにはメール本文以外のデータをダウンロードすることなく、すべての問い合わせに対応することができました。

事業所間でのやり取り

当初、データのやり取りは各種メディアを使用し、各拠点へは宅配便を利用して行っておりました。国内宅配便では翌日から翌々日配送が基本ですが、データのやり取りまで含めると、決して早いものではありませんでした。また、メディアによる輸送の場合、メディアコスト、データ作成コスト、輸送コストがかかり、業務の規模によってはそれらがコスト高の大きな要因となっていました。

2004年から本社と各事業所とのやり取りをXythos Document Managerで行うことにより、輸送コストを削減し、高品質・短納期にサービスを提供できるようになりました。将来的にはスキャナからファイル転送までを自動化させ、リアルタイムなデータ処理を目指しています。

今後の運用方法

現在、媒体等に格納せず、そのままXythos Document Managerで納品するケースも増えてまいりました。媒体に格納せずに納品した場合は物理的な納品物がないため納期やコストの低減が可能ですが、トレーサビリティの確立が重要になります。そのような場合、Xythos Document Managerのロギング機能やEメール通知機能を利用する事で、お客様自身にも状況を確認頂く事が可能になっています。

ノンストップアウトソーシングのタイトル通り、今後はお客様の業務をいかに止めずに電子化するかが大きな鍵となってきます。お客様から問い合わせのあったデータをXythos Document Managerに掲載するまでの時聞をさらに短縮するために、ICタグを利用し、お客様からお預かりした資料をいち早く見つけるための現物管理と絡めた運用を検討していく予定でおります。

用語・製品解説

WebDAVとは

Web-based Distributed Authoring and Versioningの略。Webを書込み可能にするためのHTTP拡張仕様です。通常WebブラウザなどからWebサーバにアクセスする場合はHTTPプロトコルを用いて通信を行いますが、Webページを直接編集したりファイルをアップロードしたりすることは不可能です。その問題点を解決するためにWebDAVが考案されました。WebDAVはファイルやディレクトリのプロパディの設定や、複数ユーザでファイルを共有するための機能等を提供しています。

関係各社

アシストマイクロ会社概要

社名 アシストマイクロ株式会社
代表者 代表取締役社長 百瀬 太郎
本社
東京都中野区中央5-8-1 朝日生命新中野ビル2F
URL http://www.assistmicro.co.jp/
設立 1976年
事業内容
  • ドキュメント管理パッケージソフトの開発・販売
  • 業務系システム・情報系システムの受託開発
  • 業務文書のデジタル化サービス
1976年の創業以来、データベースに特化した事業を展開し、高い信用を培ってきました。文書管理を柱とし、業務文書の電子化、データベース構築、ドキュメント管理システムの開発販売まで最新IT技術を駆使した事業を展開しています。