ECM & Eメール —さよなら、添付ファイル。The End of File Attachments.

こんにちは。前回投稿から大分時間が空いてしまい、今回が2010年最初の投稿になってしまいました。年明け早々、某パートナー様の展示会や、あいも変らずの関西出張、Xythos社の来日などイベントが盛りだくさんでした。今年2010年は更なる飛躍の年となることを信じてやみません。日本におけるXythosビジネスの”キャズム”を超す1年にしたいと思っています。どうぞご期待ください。

ここで2004年4月に始まったXythosビジネスの原点に振り返りたいと思います。Xythosが初めて日本に”露出した”のは”Linux World Tokyo 2005”でした。出展ブースに張り出したパネルに、極めてシンプルなキャンペーンメッセージ『まだ電子メールにファイルを添付してますか？』と付けたところ、小さなブースにも関わらず大変多くのお客様にご注目をいただきました。あれから5年、今日でこそ、ソーシャルネットワークやオンラインストレージサービスでの情報共有が普及してきましたが、『電子メールに添付ファイル』ということが普通であった当時、やや挑発的なメッセージだったかもしれません。

最近行なわれたAIIMによるECMに関するアンケートでは、2009年になってもまだ、多くの組織がEメールの管理に圧倒的なコストをかけているという結果がでています。重要なEメールが完全に残されている、もしくは復旧可能であるかという設問に関して、55%の回答者が“少し、もしくは全く自信がない“と回答しています。また、添付ファイルに関する設問には、27%がEメールの添付ファイルは管理されていないと回答。これらの統計は、何を最も脅威に感じるべきかがわからなくなってしまうほど驚かされます。もちろん、ドキュメントやファイルを必要不可欠な記録と捉えている組織もあるとは思いますが、しかしそれらの記録が個人Eメールアカウントで管理・保管されているのだとしたら、それは結局災難への道筋を辿っているとしか言いようがありません。

多くの中?大規模の企業は従業員に対し、会社のサーバへのEメールの保管は一定期間（通常30-90日）に指定し、それを過ぎると削除されるリスクがあることを明確にしています。標準のアーカイヴのルールがサポートされていない場合、たいがいの従業員は自分のPCのローカルにファイルをコピー、もしくは持ち運びできるドライバーやCDに保管しています。この場合、必要不可欠なコンテンツは一体どうなるのでしょうか？もし重要なドキュメントの唯一残されたコピーが添付ファイルだったら．．．。最近は日本でも、Eメールをアーカイヴするソリューションが多数販売されていますが、添付ファイル込みでアーカイヴすることは、問題の本質的な解決になるでしょうか。

読者の皆様は、最新のドキュメントをどこに保存していますか？メールクライアントの受信ボックスや送信済みボックスを探していませんでしょうか。ファイルサーバに保存されているものが最新ではないことはありませんか？重要なドキュメントを保管するのに、Eメールはあまりに危険な場所です。グーグルデスクトップや全社横断的な検索エンジンを使っている方も多いかと思いますが、本末顛倒なソリューションになってはいないでしょうか。Eメールのメッセージ本文を検索したいというニーズはあると思いますが、添付されたドキュメントを探すための解決策としては不十分です。もし、メールのアーカイブが持ち運べるストレッジデバイスの中にあるとしたら．．．紛失や盗難は、企業にとって大きな信用問題に発展しかねません。

我々は、ドキュメントの内容に関わらず、すべてのドキュメントをオンラインの情報管理システムに保管することを改めてご提案します。簡単にドキュメントを見つけ出し共有することができますし、必要に応じてそれを監視し分類することもできます。オンラインで保管されていれば、ドキュメントをEメールに添付する手間が省けて、代わりにファイルリンクを使用することが可能です。最近ではXythosに限らず、添付ファイルの代わりにファイルリンクするシステムが当たり前になってきています。

企業におけるソーシャルネットワーク活用のメリットとチャレンジについて、色々なことが言われています。従業員が新しいウェブコラボレーションのスキルを活用し、添付ファイルの送付を排除することができれば、従業員とその雇用主のコンテンツ管理はもっとシンプルなものになります。例えば添付ファイルをドキュメントが保管されている共通のレポジトリへのリンクに置き換えることで、メールサーバへの負荷は大幅に減り、コンテンツへのアクセスをより効率的に監視・コントロールできます。

現時点でまだECMシステムを導入されいてない企業の皆様には、導入することを強く推奨いたします。ファイルサーバ、陳腐化したグループウェアなどにバラバラに点在しているドキュメントを集約し、場所を選ばずアクセス可能にすることは、組織のコラボレーションとリスクマネージメントを推進するきっかけとなり、価値ある経験になるはずです。

認知度の高いGoogle Appsやマイクロソフトの新しいSaas版のシェアポイント、Xythos on Demand（USでのサービス、国内ではサービス開始未定）といったサービスは、全業界の標準セキュリティメソッドを用いることでコンテンツを安全に管理してくれます。まずはチーム間でドキュメントリンクの使用、そのメリットを共有し、その経験を活かして組織全体への導入を提案してみてはいかがでしょうか。

次回のAIIMのアンケートでは違う結果が見られるかもしれません。アンケート結果が公表されましたら、またこのブログでご紹介します。そして5年ぶりにもう一度お聞きします。

『まだ電子メールにファイルを添付してますか？』

Slowhand