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こんにちは。今週よりXythos Ver7.2の新機能ご紹介を連載することに致します。第一回目は、コラボレーション機能の強化としてのハイライトでありますサムネイル・ビューをご紹介します。Xythos製品は設計ポリシーとしてスケーラビリティを一義にしていたこともあり、シンプルなユーザインターフェースを踏襲していることと、ECMの基本領域であるBasic Content Services（ロギング、バージョニングなどのドキュメント・ライブラリサービス）部分を深く追求した製品であるため、意外にもと思われる機能が後から追加されることがこれまでもよくありました。これは、プロダクトマネージメント上の優先順位を、正しく遂行しているからです。筆者はXythosの歴史をほとんど見ておりますので間違いありません。

さて前置きが長くなりましたが、当ブログで紹介する内容は、あくまでお客様にとって有益な情報を心がけたいと思いますので、このサムネイル・ビュー表示が業務にどのように活用されるかの観点からお話していきたいと思います。

『サムネイル表示ができるのはいいけど重くて』
『必要に応じて、コンテンツの種類に応じて表示が切り替えられればいいのに』

など、既存の文書管理製品などに対してご不満があったお客様に朗報です。
Xythosは必要に応じてリスト・ビューとサムネイル・ビューを切り替え可能であり、表示もハイパフォーマンスです。フォルダことに表示形式を保存可能であり、タグなどのメタデータを表示列に加えることが可能です。こんな感じです。

リスト・ビューの表示列にタグを追加したところ

このリスト・ビューをサムネイル・ビューに切り替えてみます。

サムネイル・ビューに切り替えました

注）Xythos Ver7.2では一般的な画像データがサムネイル表示可能です。上記PDFのサムネイルはオープンソースのImage Magickを組み込むことで実現可能です。

我々の考える全員参加のECMは、OfficeドキュメントやPDFだけではなく、Webコンテンツ、画像、動画、音声などあらゆるコンテンツを組織全員で使う、というコンセプトです。各々のファイルの種類によって管理するシステムが別であったり、同じファイルがグループウェアからファイルサーバ、文書管理などに重複して保存されている状態こそ組織にリスクとコストをもたらしているのだと考えています。

サムネイル・ビューがコラボレーション強化と情報へのアクセスを最短化するためのツールとしてお役に立てば幸いです。

製造業で言えば、品質保証部門のデジカメ画像の保管や、損害保険業の事故写真、出版業界の写真素材管理等々あらゆる業界での利用が想定可能です。『全てのコンテンツをXythosで』全員参加のECMの実現を！

次回は、大量の画像ファイルにメタデータを付けたいときはどうすればいいの？について書きたいと思います。

by Slowhand

こんにちは。前回投稿から大分時間が空いてしまい、今回が2010年最初の投稿になってしまいました。年明け早々、某パートナー様の展示会や、あいも変らずの関西出張、Xythos社の来日などイベントが盛りだくさんでした。今年2010年は更なる飛躍の年となることを信じてやみません。日本におけるXythosビジネスの”キャズム”を超す1年にしたいと思っています。どうぞご期待ください。

ここで2004年4月に始まったXythosビジネスの原点に振り返りたいと思います。Xythosが初めて日本に”露出した”のは”Linux World Tokyo 2005”でした。出展ブースに張り出したパネルに、極めてシンプルなキャンペーンメッセージ『まだ電子メールにファイルを添付してますか？』と付けたところ、小さなブースにも関わらず大変多くのお客様にご注目をいただきました。あれから5年、今日でこそ、ソーシャルネットワークやオンラインストレージサービスでの情報共有が普及してきましたが、『電子メールに添付ファイル』ということが普通であった当時、やや挑発的なメッセージだったかもしれません。

最近行なわれたAIIMによるECMに関するアンケートでは、2009年になってもまだ、多くの組織がEメールの管理に圧倒的なコストをかけているという結果がでています。重要なEメールが完全に残されている、もしくは復旧可能であるかという設問に関して、55%の回答者が“少し、もしくは全く自信がない“と回答しています。また、添付ファイルに関する設問には、27%がEメールの添付ファイルは管理されていないと回答。これらの統計は、何を最も脅威に感じるべきかがわからなくなってしまうほど驚かされます。もちろん、ドキュメントやファイルを必要不可欠な記録と捉えている組織もあるとは思いますが、しかしそれらの記録が個人Eメールアカウントで管理・保管されているのだとしたら、それは結局災難への道筋を辿っているとしか言いようがありません。

多くの中?大規模の企業は従業員に対し、会社のサーバへのEメールの保管は一定期間（通常30-90日）に指定し、それを過ぎると削除されるリスクがあることを明確にしています。標準のアーカイヴのルールがサポートされていない場合、たいがいの従業員は自分のPCのローカルにファイルをコピー、もしくは持ち運びできるドライバーやCDに保管しています。この場合、必要不可欠なコンテンツは一体どうなるのでしょうか？もし重要なドキュメントの唯一残されたコピーが添付ファイルだったら．．．。最近は日本でも、Eメールをアーカイヴするソリューションが多数販売されていますが、添付ファイル込みでアーカイヴすることは、問題の本質的な解決になるでしょうか。

読者の皆様は、最新のドキュメントをどこに保存していますか？メールクライアントの受信ボックスや送信済みボックスを探していませんでしょうか。ファイルサーバに保存されているものが最新ではないことはありませんか？重要なドキュメントを保管するのに、Eメールはあまりに危険な場所です。グーグルデスクトップや全社横断的な検索エンジンを使っている方も多いかと思いますが、本末顛倒なソリューションになってはいないでしょうか。Eメールのメッセージ本文を検索したいというニーズはあると思いますが、添付されたドキュメントを探すための解決策としては不十分です。もし、メールのアーカイブが持ち運べるストレッジデバイスの中にあるとしたら．．．紛失や盗難は、企業にとって大きな信用問題に発展しかねません。

我々は、ドキュメントの内容に関わらず、すべてのドキュメントをオンラインの情報管理システムに保管することを改めてご提案します。簡単にドキュメントを見つけ出し共有することができますし、必要に応じてそれを監視し分類することもできます。オンラインで保管されていれば、ドキュメントをEメールに添付する手間が省けて、代わりにファイルリンクを使用することが可能です。最近ではXythosに限らず、添付ファイルの代わりにファイルリンクするシステムが当たり前になってきています。

企業におけるソーシャルネットワーク活用のメリットとチャレンジについて、色々なことが言われています。従業員が新しいウェブコラボレーションのスキルを活用し、添付ファイルの送付を排除することができれば、従業員とその雇用主のコンテンツ管理はもっとシンプルなものになります。例えば添付ファイルをドキュメントが保管されている共通のレポジトリへのリンクに置き換えることで、メールサーバへの負荷は大幅に減り、コンテンツへのアクセスをより効率的に監視・コントロールできます。

現時点でまだECMシステムを導入されいてない企業の皆様には、導入することを強く推奨いたします。ファイルサーバ、陳腐化したグループウェアなどにバラバラに点在しているドキュメントを集約し、場所を選ばずアクセス可能にすることは、組織のコラボレーションとリスクマネージメントを推進するきっかけとなり、価値ある経験になるはずです。

認知度の高いGoogle Appsやマイクロソフトの新しいSaas版のシェアポイント、Xythos on Demand（USでのサービス、国内ではサービス開始未定）といったサービスは、全業界の標準セキュリティメソッドを用いることでコンテンツを安全に管理してくれます。まずはチーム間でドキュメントリンクの使用、そのメリットを共有し、その経験を活かして組織全体への導入を提案してみてはいかがでしょうか。

次回のAIIMのアンケートでは違う結果が見られるかもしれません。アンケート結果が公表されましたら、またこのブログでご紹介します。そして5年ぶりにもう一度お聞きします。

『まだ電子メールにファイルを添付してますか？』

Slowhand

こんにちは。記事のタイトルをいつもとは違う口調にしてみました。（力強く！）
読者の皆様は、インフルエンザ大丈夫でしょうか。既に自宅で療養されている方、在宅勤務を命じられている方もいらっしゃるかと思います。お見舞い申し上げます。通常通り勤務されている方もいよいよ身近な話として感じてらっしゃるのではないでしょうか。

さて、今回は弊社アシストマイクロとしてのパンデミック対策を紹介したいと思います。10月7日にこのブログでお知らせした次世代Web会議システムBizNuri（ビズヌリ）とXythosを使った弊社事例となります。弊社のパンデミック・ポリシーに基づき、自宅勤務をした場合、こんな利用イメージとなります。

<シーンその１BizNuriを利用し場所を選ばす会議をしています。>

<シーンその２BizNuriのWeb共有機能でXythosにアクセスしています。>
ブラウザを共有させXythosにログインしています。

<シーンその３BizNuriのデスクトップ共有機能でXythos DriveからXythosにアクセスしています。>

XythosのWebDAVクライアントであるXythos Driveは、Windows エクスプローラと統合してネットワークドライブとしてマウントします。ここからフツーにダブルクリックしてファイルを開きます。

このように弊社では、パンデミック対策として在宅での勤務に備えており、業務はもちろんのこと、お客様へのサービスをストップしない方針を打ち出しています。セキュアなドキュメントの共有とコラボレーションをXythosで、ユニファイドなコミュニケーションをBizNuriで実現しています。

もちろん、US Xythos社との定例会議、弊社中国拠点との会議に関しても出張コスト削減、BizNuriの録画機能を使った記録管理に運用を広げる計画もしています。Officeのファイルや、PDFといった静的なコンテンツだけではなく、動画および音声までをカバーすることが、ECMの本質であろうと考えています。

恐らく2010年を迎えるころには、BizNuriを使った各種オンラインセミナーを開催しますので、ご期待ください。

by Slowhand.

こんちちは。大分時間が経ってしまいましたが、2009年10月28日（水）〜2009年10月30日（金）まで行なわれました『eドキュメントジャパン2009』に参加しましたので、レポートをしてみたいと思います。このイベントは（社）日本画像情報マネージメント協会（略称・JIIMA・理事長・高橋道彦氏）が主催しています。弊社はこのJIIMAの会員という立場で大変長いおつきあいをさせて頂いております。

さて、今回のイベントはECM(Enterprise Contents Management)をプッシュしたセミナー内容でした。展示ブースの方はほとんど時間が無く、見ることができなかったため割愛致します。
経済状況悪化の中、コスト削減が求められているが、同時にコンプライアンス向上、リスクマネージメント、BCP/BCMを同時に実現させなければならない、企業、組織にとってどうあるべきかを議論し、主張する場をご用意いただいたJIIMA関係者の皆様には、感謝申し上げたいと思います。

また、公文書管理法制定をきっかけに『紙文書』を記録することも注目を浴びており、今後ECMの普及に一層尽力して参りますのでご期待ください。

JIIMA高橋理事長の基調講演より印象に残ったキーワードとして

1. ECM市場規模は約3,000億円（2008年 3,028億円、2009年 2,993億円　JIIMA調べ）
2. 効率化とペーパーレス、地球環境への配慮
3. 構造化データと非構造化データとのリレーションの重要性
4. 電子データの長期保存（PDFの規格をISO化）
5. クラウドはそろそろ本格的に始まる

これを見ますと、ECMが文書管理のみならず、記録管理までを範疇とし、長期保存のためのメタデータの充実、それをリーズナブルにセキュアにかつ規格に準拠して推進することが必要だと窺えます。

高橋理事長の後に、内閣官房若林氏の『次世代電子行政の展開』の講演も非常に参考になりました。電子自治体のランキングとしてスウェーデンが1位、日本は11位と遅れぎみであることと、これからの電子行政が『利用者視点』に立ったものでなければならないという強いメッセージを感じました。特に我々にも身近な例として”引っ越し”をする時の話が顕著であり、転出する側の役所に行き、転入する側の役所に行き、各々何度も同じような書類を書いている利用者にとって、ワンストップサービスが実現されれば、利用者側のみならず、行政の側もコスト削減になるはずであり、ECMが課題とするものと相通ずるというのが印象に残りました。

Xythosが課題可決のお役にたてるよう精進します。

Slowhand.

こんにちは。今回は日本国内のXythosのお客様85社、15万7千ユーザの皆様(2009年9月末現在）に耳寄りなお知らせを致します。2004年4月より国内での販売を開始して早5年半、XythosオプショナルツールのひとつでありますXyReport（ザイレポート）を販売することとしました。これは日本のお客様のお声に耳を傾け、ニーズの分析を行い、総販売代理店である当社が企画・立案、そして開発、販売までを行なう非常にアグレッシブなオプショナルツールになります。まずは1st stageとして日本国内での出荷、2nd stageとして英語対応、ワールドワイドでの出荷を画策しております。アシストマイクロは、海外製品をローカライズするだけの販売代理店ではありません。製品の改善、機能の追加、カスタマイズ、オプショナルツール開発までをカバーする当社の活動に今後もご期待ください。

1. 特定のフォルダ階層でアクセス権を統制しているので、エンドユーザが独自に付与したアクセス権を把握したい！
   アクセス権レポートの定期出力で棚卸しが可能です。『アクセス権一覧レポート』と『仲間はずれレポート』を出力します。
2. アカウントを発行したユーザがちゃんと利用しているかどうか確認したい！
   ユーザの『ログイン状況レポート』と『利用状況レポート』を出力します。
3. 各フォルダの利用状況を一覧で把握したい！
   部署、グループ、プロジェクトで共有しているフォルダの利用状況を知り、クォータの設定、ディスク増設など、システム管理者を支援します。『階層指定登録状況レポート』を出力します。
4. グリーンITへの貢献を数値化したい！
   Xythosはシングルファイルインスタンシングという概念で構成されており、最近ストレージベンダーがしきりにアピールしている『重複排除』機能を古くから実装しています。この重複排除率を数値化することが可能です。『階層指定登録状況レポート』『ファイル種類別登録状況レポート』を出力します。
5. コンテンツの更新頻度や登録状況を把握し、適正な利用状況にあるかどうかを確認したい！
   有効利用されているコンテンツの把握、異常なアクセスの検知、パワーユーザの把握等が可能となります。『アクセスランキングレポート』『ユーザ利用状況レポート』『エントリー一覧レポート』を出力します。
6. 内部統制、IT全般統制の支援に！
   『ユーザ一覧レポート』『アクセス権一覧レポート』を定期出力します。前回差分の把握が可能です。

   ※上記機能は、現時点での企画段階のものであり、内容変更の可能性があります。

日本国内のお客様（モニター募集を開始します）、Xythos販売パートナー、ビジネスパートナーの皆様、XyReportへのご要望、ご意見承ります。

こんにちは。Twitterで予告した通り、先週10月8日（木）ARMA東京支部設立20周年記念特別セミナーに参加して来ましたので、報告します。今回、米国に半世紀遅れていると言われている日本の公文書管理の今後の課題として、NARAの元ディレクターであるマイケル・ミラー博士の講演ということもあり、実際のレコードマネージャ、アーキビストを歴任されたミラー博士のお話は大変有意義なものでした。ARMA関係者の皆様、有難うございました。

台風18号の影響で、開催が心配されましたが恐らく200名を超えた参加者が集まり、このテーマでの関心の高さがうかがえるセミナーでした。

特に印象的な内容と筆者が感じたことですが

• 記録管理は、外部の圧力に応じることで進歩する
  日本でも例の外務省の核持ち込み密約問題の解明が急がれていますが、情報公開法は、『存在している文書に対して』行なわれるので、そもそも『不存在』は開示請求があったとしても『無い』わけですから、外部の圧力というよりはむしろ、”国民”と言い換えた方が日本の現実を表していると感じました。
• NARAへの印象
  ミラー博士が言うには、NARAは日本の内閣府に似ている。各省庁が記録管理における責任を担うのが本質である。とはいえNARAと日本の現状とはかなりの差があると感じていますので、今後の運用面をウォッチしていきたいですし、筆者は、地方自治体の公文書管理への取り組みなど範囲を広げて、今後も研究していきたいと考えています。
• 電子記録への対応
  記録は過去のものだけではなく、未来へとつなげることが本質であるため、電子記録をどう扱うかは、日本でも今後の課題となると考えます。10年後、20年後のITの世界を読者の皆様は想像できますか？OSやファイル形式他、電子記録を閲覧するための仕組みも未来を見据えなくてはなりません。
• 意識の問題
  記録を管理することの目的は、説明責任を果たすことや、リスクマネージメントであったり、ナレッジを共有することであると思いますが、公文書管理法の目的の上位となる概念は、『国民のため』であり『民主主義』のためであることを、これから日本人として共有可能でなければなりません。これが最大の課題ではないでしょうか。

GSR(Government Social Responsibility/政府の社会的責任）は我々国民の問題と強く感じた一日でした。

Slowhand.

こんにちは。前回、 公文書管理法制定(6/24可決）を受け、このテーマで筆者のこれまでの研究結果について書かせて頂きました。その中で今後、この法律が運用されていく中 での課題について、弊社がECMであるXythosを販売している観点で取り纏めてみました。筆者はこの法律には大きく課題が2つあると考えています。ま た、その課題解決には、ITをどう活用するかを十分に検討する必要性があり、公文書管理を実現するための共通メタデータを決めなければ運用に大きな支障が あるはずです。

筆者が考える課題のうちのひとつは、
中間書庫（レコード・センター）と考えております。米国では、戦後間もなく各地に設立されたレコード・センターですが日本においては、この機能を有する機関がありません。これまで、IT業界においては各ストレージベンダーが提唱していたILM(Information Lifec-ycle Management）に おいてのライフサイクルと、公文書管理におけるライフサイクルは異なる概念です。これまでの概念は、文書の作成→活用→保管→保存→廃棄（もしくはアーカ イブ）であり、そのライフサイクルのマネージメントを、当該のファイルにアクセスする頻度で安価なディスクストレージへ自動的に移す、またはアーカイブす るといった、どちらかというと効率的なITリソースの配分ということに主眼が置かれていたと考えています。※そういう意味ではEcoであることの否定はし ませんが。
それに対し、公文書管理法における文書管理のライフサイクルは、”処分”という概念を持ち込んでいることです。XythosではこれをDispositionと表現しています。
文書の作成→活用→保管→保存までは既存のILMと同様のサイクルですが、Disposition（処分）以降は3つの選択肢があり、これには必ず『承 認』が必要であることです。承認の結果、(1) 保存期間の延長　(2)永久保存（アーカイブス）への移管 (3) 廃棄が決定され、ライフサイクルが決定されるということです。

このライフサイクルを実現させる仕組みの一つとして、中間書庫（レコードセンター）が必要であると共に、歴史的文書を対象としてきた国立公文書館の役割についても大いに論じられるべき課題となると考えています。
各行政機関→中間書庫（レコード・センター）→国立公文書館（永久保存）というフロー確立までは、まだまだ課題が多く残されています。

もうひとつは、専門職の養成と考えます。これは米国でのアーカイブ機関としてNARAがありますが、実に職員数が2,489人、そのうちレコーズマネージャー、アーキビストという専門職が存在します。一方、日本の国立公文書館の 職員数は42人です。新たに、行政文書を管理することで当然、増員への方向性と専門知識を有する職員を養成しなければなりません。また行政機関側も同様で す。現状多くの行政機関は文書管理担当が総務部と兼任であったり、専任体制を置いている団体は数が限られているはずです。喫緊の課題ではあるものの、その 専門職に業務上の権限を与えない限り画餅のごとしとなる危険性を孕んでいると言わざるを得ません。

行政機関から中間書庫への移管、原本と電子記録との紐付け、DIsposition（処分）の判断結果（これもまた記録として管理すべきですね）および、判断結果に基づく処理についてはやはりITの活用なくしては実現できないことかと考えています。

少々、我田引水とお叱りを受けるかもしれませんが、Xythosは既に実現可能です。

次回は、公文書管理に必要なメタデータとは？について書きたいと思います。

By Slowhand.

はじめまして、Conejito(コネヒート)と申します。
Conejitoとはスペイン語で「うさぎちゃん」。以前勤めていた会社で、上司の前に出ると長い耳を折りたたんで大人しくなってしまううさぎのイメージから名づけられました。それはさておき、本ブログの執筆をSlowhandとともに受け持つことになりました。ECMがどのように世の中の役に立つのか、考えていきたいと思います。

前回はECMという言葉の定義、文書ファイリングと文書管理の違い等についてお話しました。

今回は、少し視点を変えてECMが管理すべきコンテンツ(文書)の中身にはいったいどのようなものがあるか、少し整理してみたいと思います。

＜文書の役割 (作成された目的）による分類＞

・知識共有を目的として作成されるコンテンツ…Contentes for Knowledge Management
企業内、企業と取引先、あるいは個人間士で共有することによってはじめて価値を生ずるコンテンツです。企業の内部における設計図や技術文書、顧客と共有する提案書や見積書、大学や研究機関における論文や紀要といったコンテンツがこれにあたります。近年、機関リポジトリ（Institutional Repository)と言って、大学等の知的成果物をデジタル化してインターネットで公開しようという動きがありますが、これは、「学術論文は他の研究者の論文に引用されてはじめて価値がある」という考に基づくものです。

・記録管理を目的として作成されるコンテンツ….Contentes for Records Management
契約書や議事録など、証拠や記録として残すことを主な目的として作成されるコンテンツです。かつては企業対企業、企業対個人の決定事項が主体でしたが、JSOX等内部統制の規制強化にともない、企業内における業務フローやリスク管理に関する書類の管理が求められるようになっているのは皆さんご承知の通りです。

＜文書のフォーマットによる分類＞

・デジタルデータ
Word, Excelその他、デジタルデータとして作成され（borne digital)現在もデジタルフォーマットで残っているコンテンツ、紙やマイクロフィルムから電子化され(digitized)PDFやTiffなどの画像データとして存在しているコンテンツです。

・アナログデータ　（紙、マイクロフィルム、etc.)
EDIが進んできたといっても、企業間の契約書、見積書や請求書などはまだ殆どが紙文書だと言って過言ではないでしょう。また個人が企業とやり取りする書類（保険や銀行借入の契約書）も一部を除いてまだまだ紙媒体で締結されており、増加の一途を辿っています。また、最近は新たに作成されることが少なくなりましたが、マイクロフィルムに記録された取引の履歴や技術文書なども、大企業や官庁には数多く眠っています。

以上のように、一口に企業内コンテンツといっても、そのコンテンツの中身は多岐にわたります。

かつてはナレッジマネジメントを実現するためソフトウェアと、記録管理を実現するためのソフトウェアは別々のものと考えられてきましたが、この2つの目的を同時に実現するのがECMという事もできると思います。
別々に購入するのは不経済ということもありますが、もっと重要な理由は、個人情報保護や内部統制の時代の流れの中で、かつてはRecords Managementにしか求められていなかったセキュリティ機能が、Knowledge Managementにも必要になってきたこと、一部の管理職だけでなく全社員がこうしたシステムを使えるようになることが必要になってきたことです。

by Conejito